Een aanvraag wordt met gebruikmaking van het daarvoor bestemde aanvraagformulier uitsluitend digitaal ingediend.

In elk geval is in de aanvraag kort omschreven om welk project het gaat. Een project is in beginsel, een tijdelijke eenmalige gebeurtenis.

Bijgevoegd dient in elk geval te zijn een projectbeschrijving, een concrete projectbegroting, een gedetailleerd dekkingsplan voor dit project waaruit ook de eigen inbreng blijkt, een lijst van andere voor dit project aangeschreven fondsen met mogelijke opgave van de resultaten, en een uittreksel van de Kamer van Koophandel.

• 1. alleen aanvragen worden behandeld als de activiteit moet plaatsvinden;
  2. activiteiten moeten plaatsvinden na de eerst volgende bestuursdatum, te vinden bij paragraaf bestuur.

De aanvraag:

De aanvraag dient te allen tijde onder de statutaire doelstelling van de stichting te vallen, te weten:

1. Het stimuleren van het sociaal-maatschappelijke en culturele leven in de Provincie Friesland en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords;
2. De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door het ondersteunen van de Friese Harmonie – en Fanfaregezelschappen en al hetgeen in de ruimste zin daarmee verband houdt. 

De toewijzing van een subsidie wordt in beginsel belemmerd als:

• het investering in onroerend goed betreft
• het betrekking heeft op een (semi-)overheidsproject
• als een tegemoetkoming in de exploitatiekosten wordt gevraagd of (semi-)permanente steun wordt verzocht
• als het gaat om de aankoop van muziekinstrumenten
• als het gaat om deelname aan concoursen en festivals
• als het een overwegend commercieel karakter heeft
• als het via een derde verloopt; een getrapte aanvraag
• als het betrekking heeft op een privé-persoon

Een aanvraag dient tijdig te worden ingediend. Daarbij moet in aanmerking worden genomen dat het bestuur slechts eenmaal per kwartaal over de aanvragen vergadert. Zie voor de vergaderfrequentie de website.

Binnen zes weken na de vergadering van voogden waarin een besluit is gevallen, ontvangt de aanvrager per e-mail bericht.

Wat verder van belang is:

Er zal aantoonbaar sprake moeten zijn van een naar verhouding redelijke ‘eigen inbreng’ door de aanvrager.

Wij achten het onwenselijk dat gebruik wordt gemaakt van professionele fondsenwerving. Ook kostbaar promotiemateriaal en duur uitgevoerde jaarverslagen zijn contra-indicatief.

Bij de beoordeling van de in behandeling genomen aanvragen wordt er in het bijzonder (in positieve zin) op gelet of de activiteit of het project innovatief en creatief van karakter is en aanvullend op het traditionele aanbod.

De Uitslag

1. Afwijzing
Aanvragen kunnen worden afgewezen. Discussie over een afgewezen aanvraag wordt niet gevoerd.

2. Aanhouding
Een aanvraag kan worden aangehouden, indien daarvoor aanleiding bestaat. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat nadere informatie noodzakelijk is, welke of door de aanvrager dient te worden verschaft, dan wel door het bestuur wordt ingewonnen.

3. Toewijzing
Als een aanvraag wordt toegewezen betekent dit, dat het bestuur in beginsel bereid is een zeker geldbedrag aan het project te doneren. Het toegekende bedrag wordt dan automatisch op het door u aangegeven bankrekeningnummer bijgeschreven. 

De toezegging is echter altijd een voorwaardelijke toezegging. U wordt geacht een financiële verantwoording toe te sturen. En mocht uw project onverhoopt geen doorgang vinden, dan dient u dit aan het bestuur te melden, en het geld aan ons te retourneren.

Ook andere voorwaarden kunnen worden gesteld. Rapportage achteraf, zowel inhoudelijk als financieel, is zo’n voorwaarde.

Een toezegging geldt uiterlijk voor één jaar. Indien na een jaar geen verzoek tot betaling is gekomen, vervalt de toezegging. Het is echter mogelijk dat de aanvrager verzoekt die termijn van een jaar voor een korte periode te verlengen.

Een toezegging komt neer op een schenking. Bij uitzondering kan het een garantstelling zijn.

Toezeggingen met een repeterend karakter behoren tot de zeldzame uitzonderingen.